Litigation Hold dan eDiscovery: Panduan Compliance Microsoft 365

Saat perusahaan menghadapi sengketa hukum, audit regulator, atau investigasi internal, salah satu pertanyaan pertama yang muncul adalah: "Bisakah kita membuktikan isi email tertentu, bahkan yang sudah dihapus pengirimnya?" Di Microsoft 365, jawabannya bergantung pada dua fitur yang sering disebut sekilas tapi jarang dijelaskan mendalam: Litigation Hold dan eDiscovery.

Artikel ini membahas cara kerja keduanya, mengapa fitur ini menjadi salah satu alasan utama organisasi menengah-besar memilih paket Enterprise ketimbang Business, dan bagaimana menyiapkannya sebelum benar-benar dibutuhkan — karena begitu insiden terjadi, seringkali sudah terlambat untuk mengaktifkannya secara retroaktif. Pembahasan ini melengkapi topik yang sudah disinggung di Exchange Online, SharePoint Online, dan perbandingan paket di Office 365 E1 vs E3 vs E5.

Apa Itu Litigation Hold?

Litigation Hold (juga disebut Hold di Microsoft Purview) adalah mekanisme yang membekukan konten mailbox atau situs SharePoint tertentu agar tidak bisa dihapus permanen oleh siapa pun — termasuk oleh pemilik akun itu sendiri, bahkan administrator sekalipun tanpa melalui proses resmi. Saat Litigation Hold aktif pada sebuah mailbox, setiap email yang dihapus pengguna tetap tersimpan tersembunyi di lokasi khusus dan dapat dipulihkan kapan saja selama periode hold berlangsung.

Fitur ini krusial dalam skenario di mana perusahaan diwajibkan menjaga integritas bukti komunikasi — misalnya saat menghadapi gugatan perdata, investigasi ketenagakerjaan, atau audit kepatuhan dari regulator. Tanpa Litigation Hold, karyawan yang terlibat sengketa (baik sengaja maupun tidak) berpotensi menghapus email yang seharusnya menjadi bukti penting.

Bagaimana Litigation Hold Diaktifkan?

1. Masuk ke Microsoft Purview Compliance Portal (compliance.microsoft.com) menggunakan akun admin.
2. Buka menu Information governance → Retention, atau gunakan eDiscovery → Core/Premium → Holds untuk hold yang terkait kasus tertentu.
3. Buat kebijakan hold baru, tentukan mailbox atau lokasi SharePoint/OneDrive yang menjadi target.
4. Tentukan durasi hold — bisa berdasarkan jangka waktu tetap, atau tanpa batas waktu (indefinite) hingga hold dilepas secara manual.
5. Simpan kebijakan. Pengguna yang mailbox-nya di-hold tidak akan melihat perubahan apa pun dalam pengalaman sehari-hari — proses ini sepenuhnya tidak terlihat bagi mereka.

Apa Itu eDiscovery?

Jika Litigation Hold adalah "mengunci brankas", eDiscovery adalah "kunci untuk membuka dan mencari isi brankas tersebut". eDiscovery memungkinkan tim legal atau kepatuhan mencari, mengumpulkan, dan mengekspor konten dari seluruh mailbox, situs SharePoint, percakapan Teams, dan OneDrive di organisasi — termasuk konten yang sudah dihapus pengguna namun masih tersimpan berkat hold.

Microsoft 365 menawarkan dua tingkatan eDiscovery. eDiscovery (Standard) tersedia di paket E3 ke atas, memungkinkan pencarian dan ekspor konten dasar berdasarkan kata kunci, tanggal, atau pengirim/penerima. eDiscovery (Premium) hanya tersedia di E5 atau sebagai add-on, menambahkan kemampuan analitik lanjutan seperti deteksi duplikat, pengelompokan tema percakapan, dan alur kerja manajemen kasus hukum yang lebih terstruktur untuk investigasi kompleks.

Skenario Penggunaan eDiscovery yang Umum

• Sengketa ketenagakerjaan. Tim HR dan legal perlu meninjau seluruh komunikasi email dan Teams antara karyawan yang terlibat dugaan pelanggaran kebijakan perusahaan.
• Audit regulator sektor keuangan. Perusahaan jasa keuangan diwajibkan menunjukkan bukti komunikasi terkait transaksi tertentu dalam rentang waktu yang diminta regulator.
• Investigasi kebocoran data internal. Tim keamanan mencari jejak komunikasi yang mengindikasikan data sensitif dibagikan ke pihak yang tidak berwenang.
• Tuntutan hukum dari mitra bisnis atau pelanggan. Perusahaan perlu menunjukkan bukti korespondensi resmi terkait perjanjian atau komitmen tertentu.

Paket Microsoft 365 yang Mencakup Fitur Ini

Ini adalah salah satu alasan paling konkret mengapa organisasi yang diaudit ketat — sektor keuangan, kesehatan, atau hukum — sebaiknya langsung mengevaluasi paket E3 ke atas alih-alih paket Business, seperti dibahas di perbandingan E1 vs E3 vs E5.

Menyiapkan Kebijakan Sebelum Insiden Terjadi

Kesalahan paling umum adalah menganggap Litigation Hold dan eDiscovery sebagai "tombol darurat" yang baru diaktifkan setelah masalah muncul. Padahal, hold hanya melindungi konten sejak diaktifkan ke depan — email yang sudah dihapus permanen sebelum hold aktif umumnya tidak dapat dipulihkan lagi. Karena itu, praktik terbaik adalah menetapkan kebijakan retensi dasar di seluruh organisasi sejak awal, bukan menunggu sampai muncul kebutuhan spesifik.

• Terapkan kebijakan retensi umum (misalnya simpan semua email minimal 5-7 tahun sesuai regulasi industri Anda) di seluruh organisasi sebagai baseline.
• Aktifkan Litigation Hold khusus segera setelah muncul indikasi sengketa atau investigasi, bahkan sebelum kasusnya resmi berjalan.
• Dokumentasikan siapa saja yang berwenang mengaktifkan hold dan menjalankan pencarian eDiscovery — ini sendiri sering menjadi pertanyaan auditor.
• Latih tim legal dan HR menggunakan Compliance Portal dasar, atau tunjuk admin IT sebagai penghubung saat kebutuhan muncul mendadak.

Kesalahan Umum Seputar Litigation Hold dan eDiscovery

• Mengira fitur ini otomatis aktif begitu berlangganan E3/E5, padahal keduanya perlu dikonfigurasi secara eksplisit oleh admin di Compliance Portal.
• Baru mengaktifkan hold setelah karyawan menghapus email penting — di titik ini kerusakan biasanya sudah terjadi.
• Tidak membedakan hold organisasi-lebar dengan hold khusus kasus, sehingga kebijakan retensi jangka panjang tercampur dengan hold investigasi jangka pendek yang seharusnya dilepas setelah kasus selesai.
• Melupakan cakupan di luar email — banyak organisasi hanya memikirkan mailbox, padahal percakapan Teams, file SharePoint, dan OneDrive juga perlu dicakup kebijakan hold yang sama.

FAQ Litigation Hold dan eDiscovery

Apakah karyawan menyadari mailbox-nya sedang di-hold?

Tidak. Proses ini sepenuhnya tidak terlihat di sisi pengguna — mereka tetap bisa menghapus email dari tampilan Outlook seperti biasa, hanya saja secara internal Microsoft 365 tetap menyimpan salinannya.

Berapa lama email tersimpan dengan Litigation Hold aktif?

Bergantung durasi yang ditentukan admin — bisa jangka waktu tetap (misalnya 5 tahun) atau tanpa batas waktu (indefinite hold) hingga dilepas secara manual setelah kasus benar-benar selesai.

Apakah Litigation Hold bisa diterapkan secara retroaktif untuk email yang sudah dihapus permanen?

Umumnya tidak. Hold hanya melindungi konten sejak diaktifkan; email yang sudah dihapus permanen (melewati folder Deleted Items dan periode retensi) sebelum hold aktif biasanya tidak dapat dipulihkan.

Apakah eDiscovery bisa mencari isi percakapan Microsoft Teams, bukan cuma email?

Bisa. eDiscovery mencakup email, percakapan dan file Teams, situs SharePoint, serta OneDrive, selama semuanya berada dalam cakupan tenant Microsoft 365 yang sama.

Siapa yang berwenang mengaktifkan Litigation Hold di organisasi?

Biasanya admin global atau pengguna dengan peran khusus seperti eDiscovery Manager yang ditetapkan lewat Microsoft Purview Compliance Portal — bukan sembarang pengguna, demi menjaga integritas proses hukum.